Verwaltung

Wie lange suchen Sie und Ihre Mitarbeiter Tag für Tag nach Akten oder bestimmten Dokumenten?

Wie verknüpfen Sie papiergebundene und digitale Informationen?

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets die aktuellste Version eines Dokuments im Zugriff haben?

Uniarchiv in der Verwaltung

UniCapture - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Unicapture in der Verwaltung

Unser Dokumenten-Management-System hilft Ihnen, Medienbrüche zu vermeiden, papiergebundene Informationen mit der digitalen Welt zu verbinden und sie allen berechtigten Mitarbeitern standortunabhängig zur Verfügung zu stellen.

Mit Unicapture werden allgemeine Dokumente, bspw. eingehende Auftragsdokumente wie Bestellungen und Lieferscheine sowie der tägliche Schriftverkehr erfasst. Mit Hilfe des ArchivManagers lassen sich die Ablagestrukturen des elektronischen Archivs nach Ihren Wünschen individuell gestalten.

Bei gescannten Dokumenten wird über eine Zeichenerkennung (OCR) der maschinengeschriebene Volltext ausgelesen, um einerseits die Voraussetzungen für eine komfortable Erfassung der Indexwerte (Verschlagwortung eines Dokuments) zu schaffen, andererseits aber auch, um eine spätere Volltextrecherche über den Dokumenteninhalt zu ermöglichen.

Wiederkehrende strukturierte Dokumente können mittels einer layoutbasierten Analyse automatisiert verschlagwortet werden.

Neben der Anbindung an die Microsoft Office Produkte Word, Excel und Outlook / Exchange über entsprechende Add-Ins lassen sich mit Hilfe des virtuellen Uniarchivdruckers Ausgabedaten aus allen windowsbasierten Anwendungen direkt in die Erfassung von Unicapture übergeben. Der Vorteil besteht in der Verwaltung aller relevanten Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche.

UniView - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Uniview in der Verwaltung

Die Dokumentenrecherche erfolgt über Uniview und kann sowohl als Indexsuche anhand der Verschlagwortung ebenso wie als Volltextsuche anhand der durchsuchbaren Textinhalte erfolgen. Über eine Tastenkombination können Sie aus den Eingabefeldern einer Fremdanwendung (bspw. Ihrer externen ERP-Software) eine direkte Suche des betreffenden Feldinhalts in Uniarchiv auslösen.

Mittels UniWeb können Ihre Dokumente auch online via Webclient, Tablet oder Smartphone recherchiert werden. Zudem lassen sich – bspw. für die Weitergabe an Kunden oder Mandanten – selbsttragende Archivauszüge auf externen Datenträgern wie USB-Sticks oder DVDs zur lizenzunabhängigen Recherche erzeugen.