Häufige Fragen zu Unides / Uniarchiv | FAQ

Auf welchen Betriebssystemen läuft Uniarchiv?

Uniarchiv läuft unter Microsoft Windows 10, 8.1, 8, 7, VISTA und Windows Server ab 2008, auch mit Terminaldiensten. Die Archivsegmente können ggf. auch auf einem Linux-Server betrieben werden. Die System-Voraussetzungen finden Sie In den Informationen (PDF-Dateien zum Download).

Welche Datenbank wird für Uniarchiv eingesetzt?

Uniarchiv kann mit verschiedenen Versionen der relationalen Datenbank Microsoft SQL-Server (mit Volltextsuche) oder mit MySQL betrieben werden.

Welche Hardware-Voraussetzungen benötigt Uniarchiv?

In den Informationen (PDF-Dateien zum Download) finden Sie die Uniarchiv Systemvoraussetzungen.

Welche Scanner werden für Uniarchiv empfohlen?

In den Informationen (PDF-Dateien zum Download) finden Sie die Uniarchiv Scannerempfehlungen.

Wird für Uniarchiv eine Fernwartung angeboten?

BDV unterstützt im Rahmen des obligatorischen Wartungsvertrages für die Uniarchiv DMS-Suite eine Fernwartung via Desktop-Sharing über das Internet.

Existieren Volumen-Beschränkungen bei der OCR und der Datenanalyse?

Mit der integrierten Software zur Texterkennung (OCR) kann eine unbegrenzte Anzahl maschinengeschriebener Dokumenten verarbeitet werden, es handelt sich dabei nicht um eine Volumen-Lizenz. Auch der Rechnungsleser Unides beinhaltet keinen Seitenzähler, so dass keine Einschränkungen hinsichtlich der monatlich verarbeitbaren Belege bestehen.

Über welche Schnittstellen verfügen Unides und Uniarchiv?

Der Rechnungsleser Unides besitzt flexible Schnittstellen für den Im- und Export von Kontenplänen und Buchungsdaten. Über die Generierung von Profilen können Besonderheiten der angebunden externen Fibusoftware berücksichtigt werden.

Daneben stehen Standard-Schnittstellen, wie die DATEV-Schnittstelle und spezielle Schnittstellen, bspw. zur Anbindung des Rechnungswesens der adata Software GmbH oder den Lösungen der ADDISON-Gruppe (ADDISON, tse:nit, cs:Plus und Hannibal) zur Verfügung.

Für die Anbindung an externe DMS bzw. Workflowsysteme existiert eine Exportschnittstelle, die Buchungsdaten und Ergebnisse der Rechnungsprüfung im Format XML, Volltexte im Format TXT und Belegbilder als TIF- oder PDF-Dateien in einem Exportpfad zur weiteren Verarbeitung durch die Fremdanwendung bereitstellt.

Uniarchiv bietet für windowsbasierte Programme einen Archivdrucker(treiber), um Dokumente inklusive Volltext in die Archiverfassung zu „drucken“ oder zwecks nachfolgender Analyse an den JobServer zu übergeben.

Zudem kann das Modul JobChargerServer in Verbindung mit dem JobServer die Exportpfade vorgelagerter Produktivsysteme (bspw. eines ERP) überwachen und eingehende Dokumente inkl. etwaiger Begleitdateien zur Indexierung in Uniarchiv importieren. Zum Teil sind vorgefertigte Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme wie bspw. 42 ERP, adata, ADDISON oder Gewatec über unseren jeweiligen Partner verfügbar.

Für die Microsoft Office Produkte Word, Excel und Outlook / Exchange existieren Plugins zur Verschlagwortung und Übergabe der Dokumente im jeweiligen Originalformat an Uniarchiv.

Aus Uniview können neben dem Druck und der Standard-Dateiausgabe ins Filesystem verschiedene Archiv-Exporte erfolgen, wie bspw. das Versenden als PDF, die Ausgabe als Austauschdatei für ein externes Uniarchiv-System oder als selbstragender Archivauszug zur lizenzunabhängigen browserbasierten Recherche.

Externen Softwareentwicklern / Partnern bietet BDV neben einer flexiblen Importschnittstelle zur direkten Archivierung aus vorgelagerten Produktivsystemen auf Anfrage die Möglichkeit, über die Unides und Uniview SDKs die .NET-Module zur Rechnungsverarbeitung und zur Dokumentenrecherche vollständig in ihre Softwarelösungen zu integrieren.

Unides: Müssen Rechnungen durch Barcodes getrennt werden?

Vor dem Scannen brauchen mehrseitige Rechnungen nicht mit einem zusätzlichen Barcode-Aufkleber versehen werden. Es ist ebenfalls nicht erforderlich, Rechnungen durch das Einlegen von Leerseiten zu separieren.

Ein Stapel aus ein- und mehrseitigen Rechnungen kann ohne vorbereitende Arbeiten gescannt werden. Durch die Freiformanalyse werden zusammengehörende Seiten einer Rechnung weitgehend automatisiert erkannt und zu einem Dokument geheftet.

Unides: Wie werden Rechnungen verarbeitet?

Nach dem Scannen oder Bilddateiimport extrahiert die OCR-Texterkennung aus den Rechnungsbildern den maschinengeschriebenen Volltext. Dieser wird von der Freiformanalyse interpretiert, worauf ein Buchungsvorschlag für den zugrundeliegenden Geschäftsvorfall entsteht (vom Beleg zur Buchung).

Nach Prüfung durch den sachkundigen Anwender und etwaigen Korrekturen oder Ergänzungen werden Rechnungsbild und Rechnungstext zusammen mit dem Buchungssatz, der als Verschlagwortung (Index) dient, archiviert.

Die Buchungssätze werden darüber hinaus in die externe Finanzbuchhaltung übertragen. Dort kann (je nach Fibu-Schnittstelle) über die Buchung direkt die zugehörige Rechnung eingesehen werden (von der Buchung zum Beleg) oder mittels einer Tastenkombination eine Archivrecherche gestartet werden.

Unides: Werden Rechnungen formal geprüft?

In Unides erfolgt eine automatisierte Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG. Die verarbeiteten Rechnungen werden dabei hinsichtlich formeller Fehler analysiert, die das Recht zum Vorsteuerabzug gefährden könnten.

Sonderfälle wie EU-Geschäfte oder eine Prüfung gemäß § 13b UStG können lieferantenabhängig erzwungen werden, d.h. hierbei erfolgt eine Zuordnung der jeweiligen Prüfvariante zum Kreditor.