Unides | Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Unides - BDV Branchen-Daten-VerarbeitungGerade die Erfassung von Eingangsrechnungen ist oft mit sehr zeitintensiven manuellen Eingabearbeiten verbunden. Abhilfe schafft der Ersatz der manuellen Datenerfassung und Kontierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Unides.

Unides Rechnungsverarbeitung - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Unides – automatisierte Rechnungsverarbeitung – BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Der mandantenfähige Rechnungsleser Unides generiert aus gescannten bzw. importierten Belegen weitgehend selbständig Buchungsvorschläge für die zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle. Unides arbeitet auf Basis einer Freiformanalyse, die in der Regel ohne das Anlernen von Belegstrukturen auskommt.

Automatisierte Aufteilungsbuchungen, die Verwaltung von Dauerbelegen und der Import digitaler Rechnungen (bspw. im ZUGFeRD Format) sind dabei ebenso möglich wie eine Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG, die das verarbeitete Beleggut hinsichtlich formeller Fehler analysiert, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten. Alle Buchungsvorschläge werden übersichtlich in einem Journal dargestellt, manuelle Ergänzungen oder Korrekturen können mit der Maus durch direkte Übernahme aus dem Belegbild erfolgen. Neben den buchungsrelevanten Kopfdaten einer Rechnung können zudem individuelle Zusatzfelder wie bspw. Auftrags- oder Lieferscheinnummern ausgelesen werden.

Die Belege können nach der Kontrolle durch den fachkundigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung und Freigabe an den optionalen WorkflowServer übergeben werden.

In belegintensiven Szenarien bzw. zur Anbindung externer Standorte oder Mandanten wird Unides idealerweise um den JobServer zur technischen Vorverarbeitung und den Webclient UniWeb zur Workflow-Freigabe und Onlinerecherche ergänzt.

Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Buchungsdaten und etwaige Zusatzinformationen über flexible Schnittstellen an die externe Finanzbuchhaltung oder ERP-Anwendung übertragen und zusammen mit den Rechnungsbildern in Uniarchiv oder externen Systemen abgelegt.

Unides kommuniziert über Standard-Schnittstellen mit Finanzbuchhaltungssystemen wie bspw. DATEV oder Lexware. Für die Software von Wolters Kluwer (ADDISON, ADDISON Akte (tse:nit), cs:Plus, SBS und Hannibal), Microsoft Dynamics NAV und die adata Business Suite existieren integrierte Lösungen, die über unsere Partner erhältlich sind.

Eigenschaften - Funktionen

  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Basis einer Freiformerkennung
  • Weitgehender Verzicht auf die manuelle Datenerfassung
  • Anbindung lokaler Dokumentenscanner via TWAIN-Schnittstelle
  • Einbindung netzwerkfähiger Dokumentenscanner durch Überwachung von Verzeichnissen via JobServer
  • Beim Scanvorgang sind keine vorbereitenden Tätigkeiten wie Barcode-Etikettierung oder Separierung durch Leerseiten erforderlich
  • Import digitaler Belege aus Microsoft Outlook / Exchange
  • Unterstützung des ZUGFeRD Rechnungsformats
  • Unlimitierte Texterkennung für maschinengeschriebene Beleginhalte
  • Keine Limitierung hinsichtlich der Zahl der verarbeiteten Seiten bzw. Buchungssätze
  • Mandantenfähigkeit
  • Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG (Recht zum Vorsteuerabzug)
  • Training zur automatisierten Generierung von Splittbuchungen
  • Verarbeitung von Dauerbelegen mittels Wiedervorlagefunktion
  • Qualitätssteigerung durch einheitliche Verbuchung wiederkehrender Geschäftsvorfälle
  • Komfortable Pflege von Kreditorstammdaten der Finanzbuchhaltung / des ERP über den Rechnungsleser
  • Webbasierte Freigabeworkflows durch Anbindung des WorkflowServers
  • Digitale Anmerkungen (virtuelle Haftnotizen, Stempel und Markierungen)
  • Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg / Aufruf aus externen Anwendungen bei Einsatz von Uniarchiv
  • Flexible Ex- und Importschnittstellen für Buchungen und Belege
  • Einsatz auch mit externen DMS- und Workflowanwendungen möglich
  • Für Softwarepartner: .NET-SDK zur Integration von Unides in eigene Anwendungen