WorkflowServer | Optimierung kaufmännischer Prozesse

WorkflowServer - BDV Branchen-Daten-VerarbeitungIn der traditionell papierbasierten Bearbeitung benötigt der Prozess der sachlichen Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung in der kaufmännischen Verwaltung häufig mehr Zeit, als der entsprechende Lieferant für eine Skonto-Gewährung zulässt.

Neben langen Liege- und Bearbeitungszeiten ist der aktuelle Genehmigungsstand oft nicht bekannt. Auch die typische Doppelhaltung von Rechnungsoriginal und Umlaufkopien für die an der Prüfung beteiligten Fachabteilungen trägt nicht zur Transparenz des Dokumentenbestands bei.

Anhand dieses Beispiels zur herkömmlichen Rechnungsfreigabe wird deutlich, dass sich der effiziente Einsatz eines DMS nicht nur auf die automatisierte Dokumentenerfassung und Archivierung beschränken kann.

Die kaufmännischen Anschlussprozesse sollten miteinbezogen werden und lassen sich im Idealfall im Rahmen einer digitalen Modellierung ebenfalls optimieren.

Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen für eine automatisierte Dokumentenverteilung und ermöglichen eine standortunabhängige und durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung.

Ein schnellerer Dokumentendurchlauf sowie eine verbesserte Termin- und Prozesskontrolle sind entscheidende Vorteile, zudem können Druck-, Kopier- und Versandkosten deutlich gemindert werden.

Der WorkflowServer

Der WorkflowServer stellt der Uniarchiv DMS-Suite eine Workflow-Komponente zur Unterstützung dokumentbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Flexibles Dokumenten-Routing, unterschiedliche Workflow-Typen, automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen sowie umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionalitäten zählen zu den wesentlichen Merkmalen.

Mit Hilfe des grafischen WorkflowManagers können auch komplexe Szenarien abgebildet werden.

Der WorkflowServer bindet die zugewiesenen Benutzer bzw. Gruppen in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter.

WorkflowServer - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Uniweb

Uniweb - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung

Die Workflow-Teilnehmer arbeiten browserbasiert mit dem Webclient UniWeb, der auch eine plattformübergreifende mobile Bearbeitung außerhalb des Unternehmensnetzwerks ermöglicht.

Benachrichtigungs- und Eskalationsmechanismen informieren die Teilnehmer bzw. den Prozessverantwortlichen, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden. In Abwesenheitsfällen greifen Stellvertreterregelungen.

Eigenschaften - Funktionen

  • Erweiterung der Uniarchiv DMS-Suite
  • Modellierung kaufmännischer Prozesse in Form digitaler Workflows
  • Standortübergreifende Vorgangsbearbeitung
  • Automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen
  • Ad-hoc Weiterleitungen zur Rückfrage / Entscheidungshilfe an externe Teilnehmer
  • Standortunabhängige Bearbeitung via UniWeb
  • Umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionalitäten
  • Stellvertreterregelungen und Eskalationsmechanismen
  • Verbesserte Zusammenarbeit der teilnehmenden Sachbearbeiter
  • Verringerte Prozesskosten, Transport- und Liegezeiten
  • Verbesserte Terminüberwachung und Prozesskontrolle